Функции CargoPrime: Экспедитор Проф

Управление взаимоотношениями с клиентами:

• регистрация информации об организации – клиенте компании;
• регистрация информации о контактных лицах;
• регистрация в системе поданных клиентами запросов, заявок на перевозку(характеристик груза, сроков доставки, места погрузки и выгрузки и т.п.), подтверждения клиентом котировок;
• ведение базы данных договоров с клиентами и поставщиками.
• возможность поиска, фильтрации и отображения результатов по организациям/контактным лицам, поиска (фильтрация) по всем необходимым реквизитам организаций (контактных лиц).
• формирования статистической отчетности по работе с клиентами. Регистрация информации об организации – клиенте компании;

Управление заказами:

Планирование перевозки (оформление заказа) - предоставляет возможности по автоматизированному планированию перевозок, контроля себестоимости:

• регистрация в системе особых условий перевозки (цветовое выделение заказов с особыми условиями перевозки);
• оформление заказа на перевозку (планирование перевозки) на основании утвержденной заявки клиента на перевозку:
  • возможность создания заказа на основании существующего в Системе заказа;
  • формирование маршрута перевозки на основании типовых шаблонов;
  • планирование потребности в транспортных средствах, ПРР, необходимости оформления на том или ином участке маршрута с привязкой к календарному плану перевозки;
  • планирование стыковки различных видов транспорта, ПРР в транспортных узлах;
  • планирование услуг контрагентов, которые будут предоставляться на том или ином участке маршрута/ транспортном узле;
  • автоматический подсчет плановой себестоимость перевозки, на основании введенной плановой стоимости услуг контрагентов на каждом участке маршрута;
  • планирование рисков и их учет в стоимости перевозки;
  • определение плановой прибыли по заказу;
  • формирование общей калькуляции стоимости перевозки для клиента;
  • передача сформированного заказа на перевозку на утверждение руководителю.
• Планирование оплат по заказу (платежей от клиентов, оплат контрагентам):
  • планирование менеджерами платежей от клиента на уровне (наименование плательщика, получатель платежа, сумма и валюта оплаты) т.к. плательщик не обязательно клиент и плательщиков может быть несколько, получателей платежа тоже может быть несколько;
  • на основании запланированных в заказе услуг контрагентов(работающих как по предоплате таких как ж.д., ПЛП, таможенные органы и пр. так и предоставляющих кредитную линию), контроль и планирование руководителем подразделения и/или выделенным сотрудником:
  • контроль достаточности остатков ранее предоплаченных денежных средств на счетах контрагентов для осуществления запланированных перевозок; 
  • учет и контроль достаточности остатков средств компании на счетах таможенных органов для обеспечения таможенных платежей по ГТД на основании сумм предоплат и данных сумм списываемых по ГТД;
  • планирование и осуществление предоплат контрагентам, путем формирования заявки на оплату в бухгалтерию (наименование плательщика, получатель платежа, сумма и валюта оплаты);

Мониторинг и управление перевозками (заказами)

Мониторинг грузов, контейнерного и иного оборудования во время следования по маршруту перевозки и ввод отклонений от плана:

Финансовый мониторинг:

• регистрация в системе менеджером заказа факта выставления счета клиенту либо формирование заявки бухгалтерии на выставление счета клиенту (дата счета с указанием плательщика, получателя платежа, суммы и валюты оплаты);
• регистрация бухгалтерией факта оплаты счетов, выставленных клиентам (с указанием даты, суммы и валютыоплаты);
• автоматическое уведомление о неоплаченных клиентами в срок счетам (на основании данных договоров и выставленных счетов);
• формирование менеджером заказа заявки на получение денежных средств из кассы.

Контроль выполнения работ:

• регистрация в Системе основных (только необходимых) данных перевозочных и пр. документов;
• регистрация в Системе регистрационных номеров и наименований транспортных средств/контейнеров/ж.д. вагонов/судов фактически задействованных на том или ином участке маршрута;
• регистрация в Системе факта выполнения работ контрагентами (ввоз, вывоз, ПРР, обработка, хранение, таможенное оформлении т.п.);
• регистрация в Системе фактических дат проследования груза/транспортных средств по участкам маршрута, выполнения работ;
• регистрация бухгалтерией факта оплаты, ранее выставленных контрагентам счетов;
• хранение произвольной информации имеющей отношение к заказу/перевозке с возможностью установки привязки к определенной дуге или узлу маршрута (например, фотографии с места погрузки/выгрузки, фото повреждений, сканированные или электронные версии документов и пр.).

Финансовый учет перевозок(заказов):

• автоматическое получение и регистрация в Системе курсов валют из официальных источников сети интернет;
• учет фактических затрат на перевозку в учетом валюты договора:
  • регистрация бухгалтерией фактических затрат, на основании выставленных контрагентами счетов, выданных из кассы средств;
  • разнесение менеджерами заказа сумм входящих счетов;
  • регистрация всех незапланированных затрат на перевозку в разрезе заказов.
• автоматический подсчет финансовых итогов по заказу, на основании зарегистрированных в системе плановых и фактических данных.

Контроль финансовых результатов деятельности компании:

• контроль взаиморасчетов с контрагентами;
• формирование аналитической отчетности по финансовым показателем выполнения заказов на перевозку как в целом по компании так и по отдельным менеджерам/подразделениям компании;
• формирование аналитической отчетности о состоянии взаиморасчетов с контрагентами и клиентами;
• формирование статистического отчета по контрагентам в разрезе соблюдения договорных сроков перевозки на том или ином участке маршрута, заявленной и фактической стоимости.

Взаимодействие менеджеров, ответственных за перевозку, с внутренними подразделениями компании(workflow):

• создание менеджерами заказа заявок/разнарядок внутренним подразделениям:
  • создание предварительных (плановых) заявок/разнарядок внутренним подразделениям на этапе планирования перевозки (заказа) с указанием плановых дат и деталей перевозки;
  • создание менеджерами заказа рабочих заявок/разнарядок подразделениям на этапе выполнения перевозки (заказа), с указанием фактических дат и деталей перевозки;
  • автоматическая передача сформированных заявок/разнарядок на рассмотрение руководителям соответствующих подразделений/выделенным сотрудникам (по видам транспорта);
  • просмотр статусов заявок/разнарядок, находящихся на обработке в подразделениях, контроль сроков реакции на заявку, сроков выполнения.
• работа внутренних подразделений/выделенных сотрудников с заявками/разнарядками:
  • распределение руководителем подразделения заявок/разнарядок среди своих сотрудников(при необходимости);
  • дополнение сотрудником подразделения предварительной (плановой) заявки/разнарядки необходимыми данными, передача на рассмотрение менеджеру заказа;
  • выполнение сотрудником подразделения рабочей заявки/разнарядки, указание факта выполнения, дополнение необходимыми данными, передача менеджеру заказа.

Функции по защите информации:

• функции по распределению прав доступа пользователей к функциям системы:
• назначение ответственного менеджера для ведения заказа;
• назначение ответственных пользователей/подразделений по взаимодействию с поставщиками услуг.

Функции CargoPrime: Экспедитор Эксперт

Версия Системы, содержащая все функции версии Проф, и дополненная расширенными функциями по финансовому менеджменту, автоматической тарификации перевозок, интеграции с 1С бухгалтерией:

Расширенный контроль финансовых результатов деятельности компании:

• ведение реестра непрямых затрат компании;
• определение правил распределения непрямых затрат по заказам на перевозку;
• дополнение учета фактических затрат компании на выполнение заказа возможностью отнесения косвенных затрат по заказам согласно правилам распределения;
• формирование аналитической отчетности по финансовым показателям деятельности компании в целом, с учетом всех прямых и непрямых затрат компании.
• анализ рентабельности и построение управленческих отчетов по заказу/клиенту/перевозке/виду перевозок.

Функции по автоматическому подсчету стоимости услуг на основании данных тарифов, поставщиков, зарегистрированных в договорах:

• автоматизированный предварительный расчет стоимости услуг поставщиков на этапе планирования перевозки на основании данных договоров, содержащих информацию о тарифах плановых данных заказа (предварительный расчет стоимости хранения контейнера, оценка detention и пр.);
• автоматизированный расчет фактической стоимости услуг поставщиков на основании данных договоров, содержащих информацию о тарифах, фактических данных заказа (расчет фактической стоимости хранения контейнера, detention и пр.);
• ведение в системе накопительного справочника ставок контейнерных линий с указанием срока валидности ставок.

Интеграция с 1С Бухгалтерией (подразумевается работа бухгалтера в Системе с последующей периодической автоматизированной выгрузкой данных в 1С: Бухгалтерию):

• экспорт в бухгалтерию выставляемых клиентам счетов;
• экспорт в бухгалтерию данных об оплатах выставленных счетов;
• экспорт в бухгалтерию данных о расчетных счетах;
• экспорт в бухгалтерию данных актов о выполненных работах(заказов).